Inspiratie voor verandering

Wat is het?

Inspiratie voor verandering is een methodiek om anders, slimmer en met meer inspiratie (samen) te werken, beter te communiceren en talenten binnen een organisatie te (her)kennen.

Veranderingen in een organisatie zijn soepel door te voeren als het voordeel oplevert voor de medewerkers en ze hier nauw bij worden betrokken. Mensen willen best veranderen, als ze hun persoonlijkheid/zichzelf maar niet hoeven te veranderen. En het werk moet sneller, beter of leuker worden. Meestal zit men niet te wachten op meer werk of werk dat niet als serieus wordt gezien.

Daarom gaan we direct aan de slag met een organisatie breed probleem dat iedereen raakt. Het inrichten van een intranet, het vormgeven van nieuwe huisvesting, het versterken van een regionale samenwerking of het bepalen van nieuwe arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld.

Cultuuraspecten komen tijdens sessies vanzelf boven, zonder dat hier gericht op wordt gestuurd. Iedereen wordt uitgedaagd om mee te doen door deel te nemen aan sessies (kleine groepen) of ervaringen te posten op een speciale digitale applicatie. Dit noemen we een digitaal logboek, waar alle projecten op staan inclusief de comments/reacties. Bovendien kunnen medewerkers hier blogs op publiceren (inspiratie geven en halen). Op het digitale logboek gaan we samen geschiedenis schrijven!

Voor wie is het?

Inspiratie voor verandering is bedoeld voor ambitieuze organisaties die of voor een groot veranderingstraject staan of weten dat een continue verandering nodig is om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen in de samenleving. Bovendien willen deze organisaties verandering vormgeven met alle medewerkers en eventueel externe partijen. Zij weten dat alleen de inzet van collective brainpower en optimale betrokkenheid van alle medewerkers leidt tot excellente organisaties. 

Wat zijn de resultaten?

• Medewerkers en eventueel externe partijen participeren optimaal in het verandertraject (collective brainpower) en geven dit samen vorm
• Medewerkers bedenken zelf hoe ze anders, slimmer en beter kunnen (samen)werken om de visie (het toekomstbeeld van de organisatie) te realiseren. Hiervoor worden onder meer nieuwe werkmethodieken geleerd tijdens de sessies. Dit anders en slimmer werken leidt tot meer kwaliteit en minder kosten
• Medewerkers integreren de visie van de organisatie in hun eigen werk. Ze hebben deze stip op de horizon helder voor ogen en weten hoe ze het pad ernaar toe moeten invullen (samen één doel, samen één richting)
• Medewerkers nemen eigen verantwoordelijkheid en initiatief en stellen het organisatiebelang voorop
• Medewerkers communiceren helder binnen het eigen team en met andere teams
• Medewerkers maken hun talenten zichtbaar maken. Organisaties willen graag two-trick ponies (mensen met meer dan een talent/vaardigheid) in dienst. Tijdens de sessies en via de posts op de applicatie laten medewerkers zien waar hun talenten liggen. Dit is erg belangrijk, omdat in de toekomst vooral talenten worden verzameld om aan een project te werken en afdelingen en managers zullen verdwijnen. Via de applicatie kunnen we ook assessments of andere testen communiceren met medewerkers, bijvoorbeeld om hun digivaardigheid in kaart te brengen. Resultaten worden automatisch gekoppeld aan hun profiel. Via een zoekfunctie kunnen talenten worden gevonden en de juiste m/v bij het project worden gezocht
• Cultuuraspecten worden zichtbaar en kunnen worden veranderd via diverse vormen van communicatie. Ook hierbij staat de applicatie centraal en geven medewerkers elkaar commentaar, in plaats dat dit van de directie/management komt (bottom up).
• Na circa drie sessies, een minimale tijdsinvestering en inzet van de digitale applicatie, ligt er een plan van aanpak voor het desbetreffende onderwerp of probleem dat door iedereen wordt onderschreven. Het blijkt dat de implementatie van dit plan van aanpak ook soepel verloopt, mensen zich aanmelden om verantwoordelijk te zijn en deadlines moeiteloos worden gehaald
• Een aantal medewerkers worden getraind om verandering via deze methodiek blijvend te integreren in hun werk
• Het bij elkaar brengen van ‘opgehaalde kennis’, bijvoorbeeld de reacties van burgers en medewerkers, kunnen we via Multi Channel Publishing heel makkelijk publiceren op diverse applicaties.

Cultuur­verandering: nooit benoemen!

Bij succesvolle organisaties zetten visionairs (meestal directie/management) de grote lijnen uit voor de toekomst, begrijpen medewerkers deze visie en krijgen zij zelf de ruimte om te bepalen hoe ze deze visie het slimst met elkaar kunnen realiseren.

Als medewerkers deze manier van werken niet gewend zijn, loopt een organisatie aan tegen een cultuurprobleem. Medewerkers zijn bijvoorbeeld niet gewend om mee te denken, vinden dat lastig of durven hun mening niet te geven (bang dat hun kop eraf gaat). Verantwoordelijkheid en eigen initiatief nemen, is in het verleden niet gewaardeerd en/of beloond, maar wordt nu leidend voor het werk. Het is niet makkelijk om deze medewerkers in beweging te krijgen, terwijl dat wel gewenst is om de verandering door te voeren en te excelleren.

De meest effectieve manier om aan de slag te gaan met een cultuurverandering is een organisatie breed onderwerp/probleem met elkaar te gaan inrichten/oplossen. Naast inhoudelijke input gericht op het onderwerp, komen vanzelf cultuuraspecten aan de orde, zonder dat deze door de directie worden benoemd.

Tijdens de sessies ontstaat een discussie, waarbij de begeleider van Trace steeds weer stuurt op wenselijke cultuuraspecten, zoals het nemen van eigen verantwoordelijkheid, het organisatiebelang dat prevaleert, het in het oog houden van de visie enzovoorts.

Op de digitale applicatie reageren alle medewerkers inclusief management en directie op deze cultuuraspecten. Dit veroorzaakt een gedragsverandering bij de deelnemers die zich als een olievlek verspreidt binnen de organisatie.

Wat voor werk­methodieken worden gebruikt in de sessies?

Via speciale, creatieve werkmethodieken wordt een project aangepakt met een groep van managers en medewerkers in twee of drie korte sessies van anderhalf uur. Deze werkmethodieken zijn onder meer: via brainstormen binnen een uur 100 ideeën genereren, effectief vergaderen door petten te wisselen of op ontdekkingstocht/game om informatie te verzamelen. Deelnemers worden gestimuleerd om in actie te komen en binnen korte tijd een onderwerp aan te pakken of een probleem op te lossen.

Waarom de digitale applicatie?

De digitale applicatie is een belangrijk onderdeel van de methodiek, omdat iedereen binnen de organisatie mee kan doen. Iedereen heeft dus recht van spreken en met de uitkomsten wordt ook daadwerkelijk wat gedaan.

Na elke sessie wordt een verslag/uitkomst aangeboden op een digitale applicatie (app), waarbij alle medewerkers de gelegenheid krijgen een reactie te geven of zich aan te melden voor de volgende sessie.

Staan er weer nieuwe berichten op deze applicatie, dan krijgt iedere medewerker automatisch een notificatie via email. Zo wordt het frequent bezoeken van de applicatie gestimuleerd. Daarnaast wordt elke twee weken een digitale nieuwsbrief verzonden naar alle medewerkers vanuit de applicatie (emailadressen en namen zijn van tevoren ingeladen in de database). Deze push communicatie is belangrijk om mensen te activeren en werkt dus heel anders dan bijvoorbeeld een intranet waar mensen op moeten zoeken (pull communicatie).

Medewerkers kunnen vrije tekst plaatsen en reageren op comments van collega’s, een poll of een waardeanalysemeter gebruiken. Met behulp van deze digitale waardenanalysemeter worden prioriteiten (meer of minder belangrijk) toegekend aan een onderwerp. Heeft een medewerker een poll ingevuld of de waardenanalysemeter gebruikt, dan ziet hij direct de uitkomst van alle medewerkers in een taartdiagram of grafiek.

Het is ook mogelijk om assessments of testen via deze applicatie te doen. Uitkomsten worden dan automatisch toegevoegd aan het profiel van de individuele medewerker. Dit maakt de applicatie ook een belangrijk HR-instrument om talenten van medewerkers in kaart te brengen en via de applicatie de juiste ‘talenten’ te vinden. Essentieel voor de toekomst, waar talenten worden gekoppeld aan projecten.

Externe partijen betrekken

Als het organisatie brede probleem input van externen vereist, worden hiermee ook sessies georganiseerd. Denk bij een gemeente aan burgers of bij een bedrijf aan relaties. Ook voor hen is er een speciale externe applicatie om hun reacties te geven via vrije tekst, het invullen van een poll of een waardeanalysemeter. Resultaten worden real time verwerkt in overzichtelijke grafieken en diagrammen.

Onderdeel van de applicatie is dat uitkomsten en verslagen automatisch gepost kunnen worden op digitale applicaties, zoals de ingezette interne en externe apps, social media of website. Stel een gemeente behandelt een project, waarbij de input van burgers nodig is. Dan kunnen resultaten van de externe app, waar burgers om hun mening wordt gevraagd, worden geplaatst op de interne app en vice versa.

Train the trainer

Na een aantal projecten worden verantwoordelijke medewerkers die zich aanmelden via het platform getraind in het organiseren en begeleiden van de sessies. De methodiek wordt dan geheel ingebed in de manier van werken van de organisatie. Een organisatie die het talent en de collective brainpower van medewerkers optimaal benut om te excelleren.